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Datenschutzerklärung

Stand: 20. August 2026

1. Verantwortlicher

UtileMedia e.U. Inhaber: Anupal Bains Münchner Bundesstraße 107E/1 5020 Salzburg, Österreich

E-Mail: hello@utilemedia.com Telefon: +43 660 294 04 28 Impressum: https://www.utilemedia.com/de/impressum

2. Überblick über die Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit (B2B-Leadgenerierung, Outbound-Systeme, Automatisierung, Beratung, Schulungen) sowie beim Betrieb dieser Website.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

Ergänzend gelten die nationalen Datenschutzvorschriften in Österreich, insbesondere das Datenschutzgesetz (DSG). Für den Zugriff auf Informationen in Endeinrichtungen (z. B. das Setzen von Cookies) gilt § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Hinweis für Personen in der Schweiz: Soweit das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG-CH) anwendbar ist, bearbeiten wir Personendaten nach dessen Grundsätzen (Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung). Aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir durchgehend die Begriffe der DSGVO; im Anwendungsbereich des Schweizer DSG gelten die dortigen Begriffe entsprechend.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/HTTPS), Zugriffskontrollen, die Trennung von Datenbeständen sowie die datenschutzfreundliche Auswahl und Konfiguration von Software und Dienstleistern.

5. Übermittlung von Daten, Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfers

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder eine andere Rechtsgrundlage dies erlaubt. Empfänger können insbesondere sein: IT- und Hosting-Dienstleister, Kommunikations- und Kollaborationsdienste, Zahlungsdienstleister, Steuerberatung und Behörden. Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

Soweit Daten in Drittländern (insbesondere den USA) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (insbesondere des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Die jeweilige Grundlage nennen wir bei den einzelnen Diensten. Informationen zum Data Privacy Framework und zur Liste zertifizierter Unternehmen: https://www.dataprivacyframework.gov

Auf Anfrage informieren wir Sie über die konkret eingesetzten Empfänger und die jeweiligen Garantien.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In Österreich gelten insbesondere:

Für Personen in der Schweiz gilt ergänzend: Geschäftsbücher und Belege bewahren wir, soweit einschlägig, 10 Jahre nach Art. 958f OR auf.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

Personen in der Schweiz stehen die Rechte nach dem Schweizer DSG zu, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenherausgabe.

8. Geschäftliche Leistungen

Wir verarbeiten Daten unserer Kunden, Interessenten und deren Ansprechpartner zur Erbringung unserer Leistungen. Dazu gehören insbesondere:

Verarbeitet werden hierfür insbesondere Bestands-, Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Inhaltsdaten. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (lit. c) und unsere berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung (lit. f).

Auftragsverarbeitung im Kundenauftrag: Soweit wir Kampagnen und Datenverarbeitungen im Auftrag unserer Kunden durchführen (z. B. Outbound-Kampagnen mit Kontaktdaten, die der Kunde verantwortet), handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Verarbeitungen ist der jeweilige Kunde; wir verarbeiten die Daten auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nach dessen Weisungen.

9. Coachings, Schulungen und Online-Kurse

Wir verarbeiten Daten von Teilnehmern unserer Coachings, Schulungen und Online-Kurse (z. B. Name, Kontaktdaten, Organisation, Inhalte und Ergebnisse aus den Sitzungen), um diese Leistungen zu erbringen, Termine zu organisieren, Materialien bereitzustellen und abzurechnen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für organisatorische Zwecke stützen wir uns ergänzend auf berechtigte Interessen (lit. f).

10. B2B-Direktansprache (Outbound)

Wir kontaktieren Ansprechpartner in Unternehmen, für die unsere Leistungen relevant sein können, im geschäftlichen Kontext (z. B. per E-Mail oder über berufliche Netzwerke). Dabei verarbeiten wir ausschließlich berufliche Kontaktdaten, insbesondere: Name, Funktion und Position, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliches Profil in beruflichen Netzwerken sowie öffentlich verfügbare Unternehmensinformationen.

Quellen dieser Daten (Information nach Art. 14 DSGVO): öffentlich zugängliche Quellen wie Unternehmenswebsites, Impressen, Firmenregister und berufliche Netzwerke (z. B. LinkedIn) sowie B2B-Datenanbieter.

Zweck ist die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO).

Kategorien von Empfängern: Für Aufbau, Versand und Verwaltung dieser Ansprache setzen wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, insbesondere aus folgenden Kategorien: E-Mail-Versand- und Sequenzplattformen, Datenanbieter und Anreicherungsdienste, E-Mail-Validierungsdienste, CRM-Systeme, Tools zur Kontaktaufnahme über berufliche Netzwerke, Automatisierungs- und Workflow-Software sowie KI-gestützte Textdienste. Einzelne Anbieter können ihren Sitz in Drittländern (insbesondere den USA) haben; Übermittlungen erfolgen dann auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln. Auf Anfrage nennen wir die konkret eingesetzten Anbieter.

Speicherdauer: Wir speichern diese Daten, solange sie für die Geschäftsanbahnung relevant sind, und löschen sie, wenn erkennbar kein Interesse besteht, spätestens im Rahmen regelmäßiger Bereinigungen. Nach einem Widerspruch nehmen wir die betreffende Adresse in eine interne Sperrliste auf, um eine erneute Kontaktaufnahme zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktansprache jederzeit formlos widersprechen (siehe Abschnitt 7).

11. Geschäftsprozesse und eingesetzte Dienste

Zur Organisation unseres Geschäftsbetriebs (Kommunikation, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Kunden- und Projektverwaltung, IT-Infrastruktur) setzen wir folgende Dienste ein. Rechtsgrundlagen sind, soweit nicht anders angegeben, die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (lit. c) und unsere berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Organisation (lit. f).

12. Zahlungsverfahren

Die Abrechnung erfolgt in der Regel per Rechnung und Banküberweisung. Daneben können wir je nach Vereinbarung Zahlungsdienstleister einsetzen. Diese verarbeiten Zahlungsdaten (z. B. Name, Zahlungsbetrag, Zahlungsmittel) in eigener Verantwortung; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsmitteldaten, sondern lediglich Bestätigungen zum Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

13. Website, Hosting und Logdaten

Diese Website wird als statische Website über Cloudflare Pages bereitgestellt: Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA (mit europäischen Standorten). Bei jedem Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Referrer-URL (Server-Logdaten). Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Inhalte, der Stabilität sowie der Abwehr von Angriffen (z. B. DDoS). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten werden nur kurzfristig gespeichert, soweit sie nicht zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen benötigt werden. Datenschutzerklärung: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/. Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework.

Schriftarten, Bilder und die auf der Website eingebundenen Videos (z. B. unsere Vorstellungsvideos) werden lokal von unserer Website ausgeliefert. Beim bloßen Aufruf der Seiten werden keine Inhalte von Drittservern nachgeladen.

14. Cookies und Drittinhalte

Unsere Website setzt beim Aufruf keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Drittinhalte (Terminbuchung, YouTube-Videos) werden erst geladen, wenn Sie sie aktiv per Klick starten. Mit dem Klick willigen Sie in das Laden der Inhalte des jeweiligen Anbieters ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021); dabei können die Anbieter Cookies oder ähnliche Speichertechnologien in Ihrem Browser einsetzen. Ohne Klick werden keine Daten an diese Anbieter übertragen.

15. Terminbuchung (TidyCal)

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir TidyCal, einen Dienst der Sumo Group, Inc. (AppSumo), Austin, Texas, USA. Das Buchungs-Widget wird erst geladen, wenn Sie es aktiv anklicken. Anschließend werden Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) an TidyCal und dessen Content-Delivery-Netzwerk (bunny.net, BUNNYWAY d.o.o., Slowenien, EU) übertragen. Bei einer Buchung verarbeiten wir und TidyCal die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, optionale Angaben), um den Termin zu organisieren und durchzuführen.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Buchung, Einwilligung (lit. a) für das Laden des Widgets. Drittlandtransfer in die USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: https://tidycal.com/privacy-policy. Alternativ können Sie Termine jederzeit per E-Mail oder Telefon vereinbaren.

16. Eingebundene YouTube-Videos

Einzelne Videos binden wir über YouTube im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) ein. Auch diese Videos werden erst geladen, wenn Sie sie aktiv anklicken; erst dann werden Daten (z. B. IP-Adresse) an Google übertragen und ggf. Cookies durch YouTube gesetzt. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage: Einwilligung durch Aktivierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy. Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework.

17. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um die Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigte Interessen an effizienter Kommunikation (lit. f). Diese Website enthält kein Kontaktformular.

18. Künstliche Intelligenz (KI)

Wir setzen KI-Systeme zur Unterstützung unserer Leistungen ein, z. B. für Recherche, Texterstellung, Datenanalyse und Automatisierungen. Dabei achten wir auf Datenminimierung und geben personenbezogene Daten nur an KI-Anbieter weiter, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht (in der Regel berechtigte Interessen an effizienten Arbeitsprozessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, oder Vertragserfüllung, lit. b). Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) treffen wir nicht.

Eingesetzte Anbieter und Systeme:

19. Newsletter und werbliche E-Mails

Sofern wir einen Newsletter anbieten, versenden wir ihn nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und im Double-Opt-In-Verfahren; die Anmeldung wird protokolliert, um sie nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink oder formlos per E-Mail abbestellen. Nach einer Abmeldung können wir die E-Mail-Adresse bis zu drei Jahre zum Nachweis der früheren Einwilligung speichern und danach ausschließlich in einer Sperrliste führen, um Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten.

Unsere Website enthält Links zu Tools, die wir selbst nutzen oder empfehlen (z. B. Clay, SmartLead). Einzelne dieser Links sind Affiliate-Links: Folgen Sie einem solchen Link und schließen beim Anbieter einen Vertrag ab, können wir eine Provision erhalten. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst mit dem Klick auf einen Link übermittelt Ihr Browser die üblichen Verbindungsdaten an den Zielanbieter, und der Anbieter kann den Klick unserem Partnerkonto zuordnen (z. B. über einen Link-Parameter oder ein Cookie beim Anbieter). Rechtsgrundlage auf unserer Seite: berechtigtes Interesse an der Finanzierung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Übrigen gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

21. Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Profile auf LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook und X, um dort zu informieren und mit Nutzern zu kommunizieren. Beim Besuch dieser Profile verarbeiten die Netzwerke Nutzerdaten in eigener Verantwortung, regelmäßig auch für Marktforschung und Werbung sowie außerhalb der EU. Rechtsgrundlage unserer Präsenzen: berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Betroffenenrechte können Sie am effektivsten direkt bei den Anbietern geltend machen; bei Fragen unterstützen wir Sie gerne.

22. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich für das Bewerbungsverfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sieben Monate nach Abschluss des Verfahrens, soweit Sie nicht in eine längere Speicherung einwilligen.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen, und empfehlen, sie regelmäßig einzusehen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.